Business letter

Business letter

Obchodní dopisy se od těch soukromých liší formou. Soukromé dopisy jsou neformální, osobní a přátelský. Jelikož je obchodní dopis obvykle posílán osobám, které neznáme, tak musí být více formální. Obchodní dopisy by měl být psán na čistý a nezmuchlaný papír, bez chyb, se správnou úpravou, měl by být dobře čitelný, zdvořilý a mělo by mu být dobře rozumět.

Forma:

1) Záhlaví dopisu (Letterhead)
Je většinou už předtištěno, obsahuje jméno odesílatele a adresu. Může také obsahovat e-mail, telefonní
číslo, bankovní spojení a další užitečné informace.

 

 

2) Adresa (Address)
Obsahuje jméno a adresu adresáta. Zde můžeme použít titul Messrs (Messieurs) a Mmes
(Mesdames) jestliže píšeme dvěma nebo více mužům či ženám nebo našim obchodním partnerům.
Toto však nepoužíváme pro registrované společnosti s neosobními jmény.

Messrs Walker & Co     X     Walker & Co Ltd

Když píšeme jedné osobě, tak píšeme Mr, Ms, Mrs a Miss. V adrese může být pouze jeden titul.
Funkce či pozice osoby se píše pod nebo za jméno.

Mr J. Smith               X              Mr Jay Smith, Managing Director
Managing Director

Adresa zahrnuje číslo domu, ulici, nebo poštovní schránku (tzv. POB), místo určení, název země a
PSČ.

Queen Harmony International Ltd
POB 206
Eastbourne
Sussex – SX519DE
United Kingdom

nebo

Q Complet
21 Park St
New York, NY 10006
U. S. A.

3) Reference (References)
Pomáhají čtenářovi zjistit, na co se dopis odkazuje. Například jde o dopis, kde odpovídáme na nějakou
žádost, tak aby bylo jasné, na kterou žádost je tato odpověď. Píše se na levou stranu.

 

 

4) Datum (Date)
Datumy se mohou psát mnoha způsoby.

21 May 20..
21st May, 20..
May 21, 20..

Nebo číselně v pořadí: měsíc/den/rok – 05/21/20..

5) Oslovení (Salutation)
Dear Sirs se používá většinou v Británii, Gentlemen zase v USA, pokud jde o dopis směrovaný
firmám. Běžný pozdrav je Dear Sirs a jestliže známe adresáta osobně, tak můžeme použít osobní
pozdrav Dear Mr. Smith.

Dear Sir/Madam
Dear Mr Smith
Dear Professor Smith

6) Hlavní část dopisu (Body of the letter)
Začíná s velkým písmenem a obsahuje naše sdělení.

7) Závěrečná fráze (Complimentary close)
Jestliže jste dopis začali s „Dear Sir, Dear Madam, Dear Sirs nebo Dear Mesdames, tak na konci
píšeme „Yours faithfully“. Pokud jsme začali neformálním oslovením, například Dear Mr Smith,
pak uzavíráme dopis s „Yours sincerely“.

 

 

8) Podpis (Signature)
Po závěrečné frázi vynecháme místo pro náš podpis a hned pod podpis píšeme naše jméno. Jméno
společnosti se píše nad podpis.

 

Volitelné části dopisu:

a) Věc (Subject line)
Je to hlavní myšlenka sdělení. Pokud do dopisu píšeme „Věc“, tak je zvýrazněná a umístěná pod nebo
nad oslovení.

b) Přílohy (Enclosures)
Máme několik variant, jak napsat, že je přiložena příloha. Tyto varianty se umístí na „dno“ dopisu.

Enclosures                Enc(s)
Enclosures (s)          Encs (4)
Two enclosures        Encl (4)

 

Druhy obchodních dopisů:

Enquiry – poptávka
Offer – nabídka
Order – objednávka
Confirmation of Order – potvrzení objednávky
Letters concerning execution of order – dopisy týkající se provedení objednávky
Complaint if something wrong appears – stížnost, pokud je něco špatně (reklamace)